Существует немало способов эффективного управления изменениями в компании. Оптимизация бизнес-процессов организации проводится для усовершенствования приемов и методов работы с целью создания более качественного товара или услуги. Чтобы персонал мог уверенно переходить от одного этапа изменений к другому, руководители отделов, директора компаний должны четко представлять, как эффективно проводить оптимизацию.
Выберите метод оптимизации. Цель оптимизационных мероприятий носит двойственный характер: во-первых, улучшить методы работы и производственный процесс в целом, во-вторых, повысить степень удовлетворенности клиентов качеством товара или услуги. Ваш план действий в целом должен включать следующее:
- Оценка нынешнего состояния процессов.
- Поиск сфер, нуждающихся в изменениях, выстраивание их по приоритетности.
- Постановка цели изменений в зависимости от шагов, которые требуется предпринять.
- Создание плана действий.
- Распределение ответственности и задач между отделами и их руководителями, определение временных рамок и затрат на оптимизационные мероприятия.
- Проведение оптимизации, постановка в известность всех сотрудников о необходимости и характере изменений.
- Переход оптимизационных мероприятий в процесс непрерывной оптимизации.
Подготовьтесь к изменениям. Руководителям необходимо серьезно подготовить персонал к грядущим изменениям в компании. Для этого понадобится провести ряд встреч и собраний, на которых вы будете поднимать волнующие компанию вопросы и объяснять вашу точку зрения. Консультанты scmconsult.ru советуют подойти к этому этапу следующим образом:
- Создайте кейс изменений, то есть, смоделируйте, как нововведения повлияют на вашего покупателя. Эту задачу целесообразно решать с привлечением консалтинговой фирмы.
- Посмотрите на работу вашей фирмы глазами клиента, подумайте, что необходимо изменить.
- Создайте отдельную команду, которая будет отвечать за проведение изменений, поставьте перед ней четкие цели.
- Разработайте методы оптимизации, график ее проведения, продумайте, как вы объявите об изменениях.
Начните внедрение вашего проекта оптимизации. Для этого необходимо провести совещания с руководителями подразделений и сотрудниками, проявляя дипломатию и тактичность. Вам также пригодятся навыки эффективного управления проектами, стратегическое мышление, потребуется организовать сбор объективных данных о состоянии процессов и динамике изменений.
- Перед началом соберите все данные, которые необходимы для эффективного проведения оптимизации, учтите все возможные и скрытые препятствия.
- Убедитесь в наличии необходимых ресурсов.
- Устраните несоответствия, препятствующие проведению оптимизации.
- Отмечайте быстрые результаты, поощряйте за них сотрудников.
- Сохраняйте темп, поддерживайте уверенность команды в важности изменений.
-
Удерживайте достигнутый результат, сохраняя мотивацию персонала.
- Продолжайте активное взаимодействие со всеми участниками процесса.
- Отмечайте существенные достижения.
- Проводите мониторинг результатов недавних нововведений.
- Оперативно устраняйте возникающие проблемы, прикладывайте максимум усилий для продолжения оптимизации.
